La capacità di condurre e trovare risoluzioni positive intrattenendo conversazioni difficili è a abilità di vita che tutti dovrebbero sviluppare.
Molte situazioni possono essere risolte solo con la disponibilità a impegnarsi in conversazioni difficili, sia al lavoro che nelle relazioni personali.
Chiedere un cambiamento o risolvere un problema può provocare forti emozioni se la conversazione non viene gestita bene.
La persona può offendersi o sentirsi criticata ingiustamente, il che le farà reagire in modo difensivo.
Quella difensiva è un ostacolo importante per trovare una soluzione o portare una persona intorno al tuo punto di vista. Le persone in generale smettila di ascoltare quando iniziano ad arrabbiarsi o si difendono.
Il processo per avere una conversazione difficile non deve essere complicato. Le basi per la conversazione inizieranno effettivamente prima che inizi a parlare.
Pianificare la conversazione
Una conversazione difficile non dovrebbe essere una discussione appassionante quando le tensioni o le emozioni sono alte.
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Meno emotivo puoi essere quando ti avvicini alla conversazione, migliori saranno i risultati che probabilmente otterrai perché comunicherai con una mente chiara.
È molto più facile entrare in empatia, trovare un terreno comune e trovare le parole giuste quando le tue emozioni sono fresche.
Prenditi del tempo per pianificare la conversazione, cosa devi dire e come lo dirai.
Il modo in cui recapiti un messaggio è importante tanto quanto ciò che è effettivamente quel messaggio. La presentazione influisce sul modo in cui un pubblico percepisce e riceve un messaggio.
Rispondere chiaramente alle seguenti domande ti aiuterà a pianificare la tua conversazione.
Qual è il problema da discutere?
Spiega chiaramente il problema in modo semplice e conciso in modo da poter vedere qual è il problema.
Se ci sono più problemi che contribuiscono a un problema generale, tienili ben ben presenti.
Quali fattori influenzano il problema?
Non è sempre colpa di una persona se si è verificato un problema. A volte ci sono fattori esterni che possono influenzare o causare un problema.
Considera se ci sono fattori esterni che potrebbero influenzare la situazione.
Quale risoluzione vuoi raggiungere?
Decidi come sarà una risoluzione del problema, cosa puoi accettare e dove puoi scendere a compromessi se diventa necessario.
Sapere questo ti aiuterà a guidare la conversazione in un modo che ti offre le maggiori possibilità di raggiungere questa risoluzione.
Avvicinamento alla persona
Avvicinarsi alla persona con cui devi parlare può essere semplice come, 'Ehi, ho bisogno di discutere il problema di X con te. Quando sarebbe il momento giusto per parlarne? '
Questo approccio semplice e diretto dice ciò che deve essere detto, dando anche all'altra persona l'opportunità di trovare il proprio appoggio.
Chiedendo quando sarebbe un buon momento per loro, stai dando loro l'opportunità di essere un partecipante attivo piuttosto che avere la conversazione forzata su di loro inaspettatamente.
Non tutte le situazioni saranno così chiare e fluide. Presume che la persona con cui stai parlando sia ricettiva e disponibile alla conversazione.
In caso contrario, è improbabile che il suggerimento funzioni bene.
Potrebbero usarlo come un'opportunità per rifiutare o posticipare la conversazione, il che ti dirà che potrebbe non essere interessato a trovare una soluzione e potrebbe essere necessario un approccio diverso.
Una volta che hai impostato un tempo, puoi effettivamente avere la conversazione.
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Avere la conversazione
Il modo in cui recapiti un messaggio è molto importante.
Vuoi che l'altra persona sia ricettiva a ciò che hai da dire in modo da poter trovare una soluzione al problema.
Il messaggio che stai trasmettendo deve essere chiaro in modo che l'ascoltatore non si confonda.
Come si fa a farlo?
Salta i convenevoli e vai dritto al punto.
Supponendo che ti sei avvicinato alla persona in anticipo, sanno che stai per avere una conversazione difficile e saranno mentalmente preparati per questo.
Sii diretto, vai dritto al punto. Non c'è motivo di soffocare la conversazione con riempitivi inutili come finti convenevoli e 'panini di complimento'.
Controlla le tue emozioni e mantieni la calma mentre parli.
È probabile che un flusso di emozioni fuori di te evochi un flusso di emozioni nell'ascoltatore. Ad esempio, la rabbia di solito provoca rabbia da parte di chi ascolta.
Presta attenzione al tuo tono, alle parole che stai usando e alle emozioni che si manifestano nella tua comunicazione.
Se ti senti sopraffatto o troppo emotivo , fermati qualche secondo e raccogli i tuoi pensieri.
L'emozione non è sempre una brutta cosa nelle conversazioni difficili, ma di solito è più dannosa che utile.
Chiarisci i tuoi problemi usando esempi diretti.
Il modo più semplice per comunicare il problema è utilizzare esempi chiari e diretti di ciò che non va.
Questo aiuta l'ascoltatore a capire come potrebbe essere responsabile di un problema e come potrebbe cambiare il suo comportamento per risolverlo.
Evita accuse, dito puntato, biasimo e linguaggio assoluto.
Questo può essere più difficile da evitare di quanto si possa immaginare, in particolare se stai cercando di risolvere un problema personale in cui effettivamente c'è qualcuno da incolpare per qualcosa che non va.
Se puoi evitare queste cose, avrai maggiori probabilità di ottenere una risoluzione del problema con successo.
Evita decisamente un linguaggio assoluto come 'niente', 'tutto,' non hai mai 'e' tu sempre '.
Questi tipi di parole erodono la qualità della conversazione perché non riflettono la realtà. Nessuno fa sempre niente.
Dai all'altra persona l'opportunità di esprimere la propria opinione e porre domande.
La capacità di ascoltare è fondamentale. Se stai cercando di trovare la soluzione a un problema, potrebbero esserci altri fattori sul lavoro che non avevi considerato o di cui non eri a conoscenza.
Una conversazione è uno scambio tra le persone. Non dimenticare di ascoltare ciò che l'altra persona ha da dire, affrontare le sue preoccupazioni e considerare il suo punto di vista.
Potrebbero già avere una soluzione o dei piani di cui non sei a conoscenza. Assicurati di capire la risposta dell'altra persona.
Dai loro la libertà di fare domande in modo che possano capire chiaramente il tuo punto di vista.
Questo aiuta anche l'altra persona a sentirsi parte del processo di risoluzione dei problemi piuttosto che sentirsi costretta a una risoluzione.
Non deviare dall'argomento in questione.
Evita di farti trascinare dal problema di cui stai discutendo o di vagare in altre questioni.
Questo di solito devolverà la discussione in una lotta confusa poiché entrambe le parti perdono di vista l'obiettivo principale e iniziano a essere risucchiate in una mentalità di attacco e difesa.
Rimani concentrato sull'argomento in questione.
Non aver paura di prenderti una pausa reciproca da una discussione.
Le conversazioni difficili possono suscitare emozioni intense. Se tu o l'altra persona avete bisogno di una piccola pausa, prendetene una.
Assicurati solo di essere entrambi d'accordo a fare una pausa e tornare sulla questione. Non vuoi che nessuna delle parti usi una pausa come mezzo per far deragliare o controllare la conversazione terminando la comunicazione in un punto vitale.
Non fare supposizioni sulla situazione.
Cerca di mantenere una chiara e mente aperta della persona con cui stai parlando e della situazione che stai cercando di risolvere.
Questo ti aiuterà a salvare la faccia e preservare la tua immagine di persona ragionevole e risolutiva se finisci per essere completamente sbagliato su una situazione.
Questa prospettiva è importante perché non vuoi avere una reputazione come qualcuno con cui è difficile trovare soluzioni.
È più probabile che le persone ti evitino piuttosto che cercare di lavorare con te per trovare soluzioni che ti causeranno solo più problemi in futuro.
Risolvere la conversazione
La fine della conversazione dovrebbe articolare chiaramente ciò che deve accadere dopo che la conversazione è stata svolta.
Ci sono obiettivi particolari che devono essere raggiunti?
Azioni da intraprendere?
Ponti da riparare?
Le persone coinvolte devono trovare insieme una soluzione reciprocamente vantaggiosa? O è più il problema di una persona che deve essere risolto?
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Alla fine, tutte le parti dovrebbero avere un'idea chiara di come procederanno per garantire che il problema sia risolto e non si ripresenti.
Tuttavia, il messaggio potrebbe non essere ben accolto, a quel punto saprai se devi iniziare a fare altri piani o modifiche.
Puoi controllare come consegnare un messaggio, ma non puoi controllare come si sentirà l'ascoltatore o come risponderà ad esso.
Queste linee guida dovrebbero avvicinarti a una soluzione amichevole per le conversazioni difficili che inevitabilmente avrai nella tua vita.
